8 consejos para que los planificadores y el personal del hotel estén en sintonía

Por Ryan Lee, director de planificación de eventos en Gaylord Rockies Resort & Convention Center

Como saben la mayoría de los organizadores de eventos empresariales, las reuniones sólo son exitosas cuando existe un esfuerzo de equipo coordinado entre la organización anfitriona y la propiedad anfitriona.

Sin embargo, un buen trabajo en equipo requiere una preparación previa. Aquí hay ocho cosas que los organizadores y el personal del hotel pueden hacer para asegurarse de estar en sintonía durante la planificación y ejecución de una reunión.

1. Definir el éxito y establecer la frecuencia de la comunicación.
Si los organizadores y los equipos de eventos no están de acuerdo en cómo definen el éxito, se produce una desalineación. El éxito de los organizadores puede depender de asistentes satisfechos y atentos, mientras que el equipo del evento puede valorar la fluidez del proceso. Definir expectativas compartidas garantiza que ambas partes trabajen hacia los mismos objetivos.

A partir de ahí, establezca un ritmo de comunicación regular. Comunique al personal de la propiedad si prefiere resúmenes por correo electrónico, mensajes de texto frecuentes, llamadas dos veces por semana o quizás actualizaciones tipo boletín informativo, y planifique puntos de contacto regulares para reevaluar el ritmo de comunicación. El equipo de la propiedad debe compartir novedades sobre personal, cambios en las políticas o instalaciones, y proporcionar información importante, como proveedores preferidos, menús y listas de habitaciones, con antelación.

2. Explique la misión y la historia del grupo.
Cada grupo tiene su propia historia y prioridades. En lugar de partir de cero o basarse en suposiciones, el equipo del hotel debe evaluar la misión del grupo, la actividad previa de los asistentes, el uso de los puntos de venta y los patrones de tráfico para anticipar las necesidades. En Gaylord Hotels, los informes posteriores a la convención recopilan esta historia y siguen al grupo en toda la marca. Aun así, cada año es diferente, y un nuevo contexto requiere una nueva perspectiva del planificador para la próxima reunión.

3. Aprovecha las visitas al sitio para conectar a las personas, no solo a los espacios.
Una visita al sitio es más que un simple recorrido por el salón de baile; es una oportunidad para que los organizadores conecten con las personas que darán vida a su evento. Las visitas previas a la conferencia deben ir más allá del equipo del evento, presentando a los organizadores a los expertos en audiovisuales, seguridad, gastronomía, recepción y más. Tanto el equipo del hotel como el organizador aportan conocimientos importantes y dependen mutuamente para que el evento sea un éxito. Una visita al sitio exitosa es una conversación bidireccional; los hoteles deben compartir sus conocimientos previos para que la conversación avance, pero las preguntas deben provenir de ambas partes.

4. Aborde las áreas grises y prepare copias de seguridad.
Los mayores problemas suelen residir en los detalles más triviales: la ubicación de la señalización, las necesidades eléctricas o las normas de carga. Abordarlos con anticipación evita frustraciones. Las propiedades y los planificadores también deben coordinar planes de contingencia ante condiciones climáticas, complicaciones laborales o interrupciones en la cadena de suministro, lo que les da a los planificadores la confianza de que el equipo está preparado para cualquier posible desafío.

5. Pregunte si hay reuniones semanales interdepartamentales.

Antes de cualquier evento, nuestros equipos hoteleros se reúnen para garantizar la coordinación interna. Celebramos reuniones interdepartamentales cada semana que reúnen a líderes de todos los ámbitos del hotel. En estas sesiones, los departamentos revisarán la ocupación, anticiparán el comportamiento de los asistentes y optimizarán las operaciones del hotel. Así nos mantenemos a la vanguardia y garantizamos que cada detalle entre bastidores contribuya a una experiencia fluida para el grupo.

6. Solicite una dotación de personal constante en el hotel.
Los planificadores pierden tiempo valioso al tener que repetir detalles a nuevos contactos. Gaylord Rockies soluciona esto con Teal Coats, coordinadores de eventos en el hotel que acompañan al grupo de principio a fin. Al actuar como intermediarios entre los objetivos del planificador y la realidad del hotel, los Teal Coats aclaran rápidamente qué es posible, factible y a qué precio, evitando que pequeñas preguntas se conviertan en grandes frustraciones.

7. Solicite canales de comunicación instantáneos en el lugar.
Cuando un evento está en marcha, los organizadores no tienen tiempo para enviar correos electrónicos formales ni para contactar a los gerentes. En nuestro hotel, los organizadores, los empleados de Teal Coats y los equipos de producción establecen líneas de comunicación compartidas, mientras que el personal del hotel se comunica por radios que abarcan todo el hotel. Este sistema multinivel garantiza que las preguntas se respondan rápidamente y las soluciones se implementen de inmediato para que los eventos se mantengan según lo previsto.

8. Preste atención a si el equipo directivo de la propiedad se registra.
Cuando un gerente general o director se toma el tiempo de visitarnos durante un evento, aunque sea por un par de minutos, sabemos que los organizadores lo notan. Es un gesto para demostrarles que se les prioriza y apoya al más alto nivel.

Ryan Lee es director de planificación de eventos en Gaylord Rockies Resort & Convention Center, donde supervisa grupos de entre 10 y 10,000 personas. Anteriormente, Ryan gestionó eventos multiestatales para hasta 1,100 asistentes en la Asociación de Cooperativas de Crédito GoWest. También dirigió el servicio de catering y las operaciones de eventos en varias propiedades de Kimpton Hotels & Restaurants/IHG.

Artículo original en inglés AQUÍ